Webinar slim aantekeningen en notulen maken met AI: stappenplan & handige tips

Dit webinar werd aangeboden door de RSI-vereniging als onderdeel van de Maand van de Digitale Fitheid in maart 2026. Een maand waarin extra aandacht wordt besteed aan digitalisering, digitale kennis en vaardigheden in relatie tot fysieke gezondheid. Je kunt het hele webinar hier terugkijken: https://youtu.be/PwrL4wqg6a4. 

Tijdens het webinar “Slim notuleren met AI” van TopEfficiency laat trainer Vanessa Simons-Kelly zien hoe Microsoft Copilot in Teams, kan helpen bij het efficiënter vastleggen van vergadernotulen. Heb je dit webinar bijgewoond? Dan heb je bijlagen ontvangen waarin meerdere AI systemen genoemd staan die je kunnen helpen bij het notuleren van vergaderingen.

Traditioneel notuleren vraagt veel multitasking: luisteren, typen, samenvatten en tegelijk deelnemen aan de vergadering. Dit verhoogt de cognitieve belasting en kan zelfs fysieke klachten veroorzaken, zoals vermoeidheid of RSI. AI kan dit proces ondersteunen door transcripties, samenvattingen en actiepunten automatisch te genereren.

Het doel van AI‑notuleren is:

• minder multitasken
• meer focus op de inhoud van de vergadering
• sneller en overzichtelijker verslag maken

Het doel is deelnemers te laten zien hoe AI het aantekeningen maken, notuleren en samenvatten van vergaderingen kan verlichten. Dit is relevant voor mensen met RSI-klachten of andere fysieke beperkingen die samenhangen met intensief beeldscherm- en toetsenbordgebruik.

1. Belangrijkste inzichten uit het webinar

1. Van typist naar regisseur

De rol van de notulist verandert. Je hoeft niet meer alles zelf te typen, maar stuurt het proces en controleert de AI.

Voordelen:
– beter luisteren tijdens vergadering
– belangrijke punten later eenvoudig terugzoeken
– automatisch overzicht van actiepunten en besluiten

2. AI-tools in Microsoft Teams

Tijdens het webinar worden drie belangrijke hulpmiddelen besproken.

• Transcriptie: Teams kan automatisch een transcriptie van de vergadering maken.
• Facilitator: helpt tijdens de vergadering met structuur, notities en actiepunten.
• Copilot: kan na de vergadering samenvattingen, besluiten en actiepunten genereren.

3. Betere samenwerking

Omdat transcriptie en notities gedeeld worden in Teams, hebben alle deelnemers toegang tot dezelfde informatie en worden actiepunten duidelijker opgevolgd.

2. Stappenplan: notuleren met Copilot

Stap 1 – Vergadering voorbereiden

1. Maak een Teams-vergadering in Outlook.
2. Zet transcriptie aan.
3. Schakel de Facilitator in. De Facilitator is de Agent van Copilot die je toevoegt aan de vergadering. Deze is als het ware een extra deelnemer aan de vergadering.
4. Voeg de agenda toe aan het vergaderverzoek. Doe dit niet als bijlage, maar in de hoofdtekst van het vergaderverzoek. De Facilitator leest deze agenda en gebruikt die actief tijdens de vergadering.

Goed om te weten: De facilitator is alleen beschikbaar voor betaalde Microsoft Office licenties. Het is een add-on en wordt niet meegeleverd bij standaard E3/E5 licenties zonder Copilot. De IT-beheerder moet de Facilitator-app inschakelen in het Teams-beheercentrum.

Stap 2 – Informeer deelnemers

Laat deelnemers weten dat transcriptie wordt gebruikt. Dit is belangrijk voor transparantie en privacy. Doe dit voor de vergadering start.

Check ook de privacy voorwaarden en AI-beleid van de organisatie waar je werkt.

Stap 3 – Tijdens de vergadering

• Agendabeheer: de Facilitator houdt de agendapunten bij en vinkt af wat besproken is. Hij geeft ook een signaal als de vergadering uitloopt.
• Vragen stellen via de chat: deelnemers kunnen de Facilitator aanspreken via `@facilitator` in de vergaderchat. Alle vragen zijn zichtbaar voor alle deelnemers.
• Bijpraten: wie te laat binnenkomt, kan de Facilitator vragen: “Kun je mij kort bijpraten over de afgelopen 10 minuten?”
• Realtime notulen: aan de rechterkant van het scherm worden automatisch notulen opgebouwd in Microsoft Loop. Deze zijn bewerkbaar tijdens en na de vergadering.
• Taken: de Facilitator herkent actie- en besluitpunten en zet deze apart, inclusief de mogelijkheid om taken toe te wijzen aan deelnemers.

Toegang

• Alleen de organisator van de vergadering heeft een Copilot-licentie nodig. Andere deelnemers kunnen meekijken en vragen stellen, mits zij als interne collega’s zijn ingelogd met hun zakelijk e-mailadres.
• Externe deelnemers (van een andere organisatie) hebben geen toegang tot de Facilitator.
  

  

Je kunt dit alleszien in het rechterbalk van je vergader scherm.

Je kunt tijdens de vergadering vragen stellen aan de Facilitator. Bijvoorbeeld als je te laat bent, kun je de eerste minuten van de vergadering laten samenvatten. Of je vraagt bijvoorbeeld aan de Facilitator een bijlage te laten lezen & samenvatten.

Stap 4 – Na afloop van de vergadering

Gebruik Copilot om samenvattingen, besluiten en actiepunten te genereren op basis van de transcriptie. Dit kun je allemaal na de vergadering gebruiken:

• Transcriptie
• Notities (via Facilitator)
• AI-overzicht
• Aangepaste samenvatting
• Audiosamenvatting (nieuwe functie)
• Doorzoeken van de transcriptie

Vaak ziet de transcriptie er niet uit, het is chaos met verkeerde spelling van woorden en namen. Maar de notities/samenvatting is daarentegen heel goed bruikbaar. Je kunt zelfs een actielijst genereren!

Stap 5 –Waar kun je alles vinden?

In de chat kun je de transcriptie, het AI overzicht en de samenvatting vinden.

Het AI overzicht wordt naast de samenvatting en transcriptie automatisch gegenereerd door Copilot. Deze kun je nog toevoegen aan je samenvatting.

Extra tip 1: notulen in sjabloon zetten

Bij het onderdeel ‘aangepaste samenvatting’ kun je de automatisch gegeneerde samenvatting omzetten naar een sjabloon. Zo kun je elke keer je notulen op dezelfde manier opmaken.

Extra tip 2: Audio samenvatting

Heb je geen tijd om de opname terug te kijken of de notulen te lezen? Je kun ook een audio samenvatting laten genereren. Dit luistert lekker weg, bijvoorbeeld in de auto op weg naar de volgende vergadering!

3. Je eigen ‘notulist agent’ maken

Met de gewone chat van Copilot kun je je eigen notulist maken. Deze agent kun je dan elke keer gebruiken om je notulen te maken. Een gepersonaliseerde assistent met vaste instructies. Hiervoor kun je je eigen prompt samenstellen in een agent, zodat je niet elke keer dezelfde opdracht aan Copilot hoeft te geven.

Goede prompts voor notulen

Een goede prompt bevat vier onderdelen:

• Doel: wat moet Copilot doen
• Context: wat voor soort vergadering
• Bron: waar moet Copilot naar kijken
• Verwachting: hoe moet het resultaat eruitzien

Deelnemers van het webinar hebben in een extra bijlage de tips voor een prompt om een professionele notulist te maken gekregen.

3. Praktische tips

Windows + H (spraak naar tekst)

• Op elk Windows-apparaat kunt je met de sneltoets Windows + H een dicteertool openen die alles wat je zegt uittypt.
• Dit is bijzonder handig voor het invoeren van lange opdrachten aan Copilot, zonder uitgebreid te hoeven typen.
• Werkt op elke plek waar je tekst invoert.
• Een vergelijkbare functie bestaat ook op de Mac (exacte sneltoets wordt nagestuurd via de PowerPoint).
• Als Windows + H niet werkt: rechts bovenin de balk met invoegtoepassingen staat de functie Dicteren/Spraak (toevoeging redactie).

TextExpander

• Een programma dat afkortingen automatisch uitschrijft. Typ je bijvoorbeeld “CP”, dan wordt dit automatisch uitgebreid naar “Copilot”.
• Bespaart typewerk bij veelgebruikteworden, namen, opdrachten of zinsdelen.
• Er bestaan meer vergelijkbare alternatieven.

Overige tips

• Sla goede prompts (instructies) op zodat je ze kunt hergebruiken.
• Controleer altijd het resultaat van AI op inhoud — AI kan fouten maken of dingen verzinnen (hallucineren).
• Gebruik de functie “maak een tabel” voor snel overzicht van informatie.
• Copilot kan ook worden gebruikt om de volgende vergadering voor te bereiden, op basis van de vorige transcriptie.

Conclusie & samenvatting

AI en Co-Pilot veranderen de manier van notuleren. De rol van de notulist verschuift van alles opschrijven naar het controleren en sturen van de AI-output. Door transcriptie, Facilitator en Co-Pilot te combineren kan een vergadering efficiënter verlopen en zijn notulen sneller beschikbaar.

Nog even de veel gestelde vragen & antwoorden op een rijtje:

Wat is de Facilitator?

Facilitator is een notulist agent van Copilot. Deze agent neemt deel aan je vergadering en zorgt voor een samenvatting van wat er besproken is.

Wat is een Agent?

Een agent is een gestandaardiseerde prompt binnen je Open Ai omgeving, die je steeds hetzelfde kan laten uitvoeren, zonder dat je elke keer een nieuwe prompt hoeft te schrijven.

Wat is Loop?

Microsoft Loop is een onderdeel van Microsoft 365 waarmee teams samen in realtime kunnen werken aan inhoud, zoals notities, takenlijsten en ideeën. Het combineert functies van tools zoals Notion, OneNote en gedeelde documenten.

Wat is het verschil tussen een transcriptie en een samenvatting?

Een transcriptie is een letterlijk verslag van wat er gezegd wordt tijdens de vergadering. Vaak wat chaotisch en onjuist. De samenvatting zijn de notulen van de vergadering, netjes en zonder rare woorden en namen.

Wat doe je met de Facilitator en wat doe je met de gewone AI chat (Copilot of een ander open AI)?

De Facilitator voeg je toe aan je (online) vergaderverzoek. De chat van Copilot kan je helpen van te voren of achteraf documenten te laten samenvatten of bewerken.

Hoe communiceer je met AI?

Vanessa benadrukt: praat tegen AI zoals je tegen een onervaren stagiair zou praten. Wees concreet en volledig in je opdrachten. Wil je een korte samenvatting? Zeg dan ook “geef een korte samenvatting”. Onvolledige instructies leiden tot onvolledige resultaten.

Werkt de Facilitator ook bij fysieke vergaderingen?

Ja, maar dan is speciale hardware nodig (intelligente camera en microfoon met gezichts- en stemherkenning). Vergaderen via een Teams-zaal met goede apparatuur is een praktisch alternatief.

 

Meer webinars van de RSI-vereniging:

Verslag webinar Gezond werken: hoe je zelf controle krijgt over (beginnende) RSI-klachten

Verslag webinar Pijn: bevrijd jezelf van pijn en verbeter je gezondheid

Meer handige tips voor computergebruik:

Handige tips voor computergebruik – AI gebruiken voor het notuleren van vergaderingen of colleges

Handige tips voor computergebruik – dicteerfunctie

Sneltoetsen: handige tips voor computergebruik